Comment signer un document Word ?

Au lieu de se déplacer pour certaines formalités, il suffit de lire les documents au format Word chez soi et de les approuver en signant directement depuis son ordinateur ou sa tablette numérique. Un logiciel dédié rend ce système possible.

Un procédé rassurant et simple

Une signature numérique n'a rien à voir avec le simple scan de sa version manuscrite : il s'agirait alors d'une copie de paraphe sans aucune valeur légale. Cette nouvelle manière de signer sur un support informatique n'est pas visualisable mais correspond à plusieurs signes codés. Ces derniers sont cryptés selon une technologie très fiable qui rend cette série de caractères infalsifiable. Unique, cette signature électronique est celle d'une seule personne et aucun autre individu ne pourra la revendiquer comme sienne. Un logiciel conçu pour permettre ce clic a donc des avantages pour les signataires et pour les organismes souhaitant faire parapher leurs documents sans perte de temps. Le format Word est l'un des plus courants, quel que soit le contenu enregistré : lettre, rapport ou formulaire entre autres. Pouvoir signer ou faire parapher ce type de fichiers est donc pratique !

Des atouts à divers degrés

La sécurité d'une signature électronique est garantie par un certificat numérique. Ce dispositif peut être assimilé à une carte d'identité du signataire, qui prouve qu'il est bel et bien l'auteur du paraphe en question. Le plus souvent, ce certificat est un simple fichier numérisé ou parfois à connecter sur son ordinateur sous forme de clé USB ou carte SIM car il n'est pas toujours dématérialisé. Les certificats les plus sûrs sont ceux qui ont la qualification « fiable », obtenue par le biais d'une autorité de confiance. Il faut vous rendre dans les locaux de cette autorité afin qu'une personne accréditée contrôle vos papiers et délivre l'attestation incontestable qui certifiera votre signature numérique. Lorsque vous aurez un document au format Word à parapher, il suffira de choisir le bon certificat puis de cliquer sur « signer ».

Quelle validité pour votre signature ?

Grâce à l'adoption de la loi n°2000-230, ce type de paraphe électronique est équivalent à une signature manuscrite, « à l'ancienne », juridiquement parlant. Il est en outre plus écologique car il ne nécessite pas de trajets motorisés et réduit par conséquent l'empreinte carbone d'une telle formalité. Les documents Word à signer n'ont pas besoin d'être imprimés, ce qui constitue un autre avantage du point de vue environnemental. Il n'y a plus qu'à archiver ces fichiers tels quels, le paraphe électronique demeure valide au fil du temps. Ce dispositif est donc un excellent moyen de préserver la nature et de faire des économies. En plus, il fait gagner du temps, ce qui s'avère appréciable pour les signataires comme pour les entreprises ou organismes qui n'ont plus à prévoir de rencontres dans leurs bureaux pour ces formalités.